Erfolgs-Kontrollen Freiwillige (EKF)

13.01.2020

Freiwilligen-Kontrollen bzw. Erfolgs-Kontrollen Freiwillige werden nachfolgend mit "EKF" abgekürzt.

Das Formular

  • Benutzer mit der Rolle "artverantwortich" oder "manager" können neue EKF erstellen. Benutzer mit der Rolle "freiwillig" können nur die darin enthaltenen Felder ausfüllen
  • Im Gegensatz zum Feldkontroll-Formular sind die Zählungen hier integriert
  • Erstellt man eine neue EKF, werden die im Strukturbaum unter der Art im Knoten "EK-Zähleinheiten" aufgelisteten maximal 3 Zähleinheiten erzeugt
  • Man kann Zähleinheiten entfernen, aber keine hinzufügen, die nicht unter "EK-Zähleinheiten" aufgelistet sind
  • Das Formular kann gedruckt werden. Das funktioniert aber vermutlich nur auf Chrome (hoffentlich) richtig. Unter "Weitere Einstellungen" muss man "Hintergrundgrafiken" wählen, damit das Bild auch im Druck erscheint
  • Einige der Funktionen sind nur für Benutzer mit der Rolle "artverantwortich" oder "manager" sichtbar, und zwar nur in der Normal-Ansicht:

    • GUID kopieren
    • Im Jahresbericht berücksichtigen
  • Das Formular passt sich an schmale Bildschirme an

Die Arbeitsabläufe

1. Artverantwortliche oder Managerin bereitet Freiwilligen-Feldarbeit vor

Benutzer von apflora können folgende Rollen erhalten:

  • artverantwortlich
  • manager
  • freiwillig

Beispiel: "Rebecca" bereitet die Arbeit von "Simone Freiwillig" vor:

  1. Rebecca erfasst Simone Freiwillig als Benutzerin mit der Rolle "freiwillig"
  2. Wichtig: Die zugehörige Adresse von Simone Freiwillig ist im Formular "Benutzer" zu wählen. Nur so kann apflora die richtigen Kontrollen anzeigen, wenn Simone Freiwillig einloggt.
    Wählt man im EKF-Formular eine Beobachterin, die nicht wie oben beschrieben mit einem Benutzer verbunden wurde, wird man darauf hingewiesen
  3. Rebecca setzt bei allen Teil-Populationen, die von Simone Freiwillig kontrolliert werden sollen, Simone Freiwillig als EKF-Kontrolleurin
    Für Einzelfälle ist es auch möglich, bei der von Simone Freiwillig zu kontrollierenden Teil-Population: 1. eine neue EKF zu erstellen 2. darin Simone Freiwillig als Beobachterin zu erfassen 3. das Formular zu drucken
  4. Rebecca navigiert im Navigationsbaum zum Benutzer. Hier wählt sie den Befehl "EKF-Formulare für 2020 erzeugen" (jeweils das aktuelle Jahr). Dieser Befehl ist nur sichtbar, wenn es Teil-Populationen gibt, in denen der Benutzer EKF-Kontrolleur ist
  5. Wurden alle EKF-Formulare geschaffen, erscheint ein Befehl, um direkt in die EKF-Ansicht dieses Benutzers zu wechseln. Wo neu alle Formulare gleichzeitig gedruckt werden können
  6. Wenn nun Simone Freiwillig von Rebecca die Formulare bekommt, sind in apflora.ch alle ihre EKF erfasst

2. Freiwillige erfasst Daten im Feld

...auf den Papier-Formularen

3. Freiwillige digitalisiert ihre Feld-Formulare

  1. Loggt Simone Freiwillig nach der Feldarbeit in apflora.ch ein, um ihre Feld-Formulare zu übertragen, öffnet sich die EKF-Ansicht: Simone Freiwillig sieht die Liste aller EKF dieses Jahres (inkl. diejenigen, die noch kein Datum haben), bei denen sie als Beobachterin erfasst ist
  2. Die Liste ist sortiert nach: Projekt, Aktionsplan, Population, Teil-Population (Projekt würde nur angezeigt, wenn in mehreren Projekten EKF für diese Mitarbeiterin existierten)
  3. Simone Freiwillig wählt in der Liste die gewünschte Kontrolle. Und überträgt rechts daneben ihr Feld-Formular ins apflora-Formular
  4. In der Titelleiste wird das aktuelle Erfassungs-Jahr angezeigt
  5. Man kann ein anderes Jahr wählen. In diesem Fall werden die EKF der angemeldeten Benutzerin aus dem betreffenden Jahr angezeigt. Nicht aber die Kontrollen ohne Datum: diese werden nur angezeigt, wenn das gewählte Jahr dem aktuellen Feld-Jahr entspricht
  6. Simone Freiwillig kann ihr Passwort ändern, indem sie oben rechts auf die Schaltfläche klickt, die ihren Benutzer-Namen anzeigt

4. Artverantwortliche oder Managerin überprüft die Arbeit von Simone Freiwillig

  1. Die Artverantwortliche kann die "EKF-Ansicht" einer Bestimmten Freiwilligen-Kontrolleurin wählen: Menu "Mehr" > "EKF sehen als" (und hier die Kontrolleurin wählen)
  2. Im Feld "Im Jahresbericht berücksichtigen" kann sie "nein" setzten, wenn sie dokumentieren will, dass die Kontrolle bei der Erstellung von Kontroll-Berichten nicht berücksichtigt werden soll
  3. Damit eine EKF sich im Jahresbericht ausdruckt, muss (wie bei den Feld-Kontrollen) ein entsprechender Kontroll-Bericht erfasst werden
  4. Die Zahlen im Jahresbericht basieren auf den Kontroll-Berichten, nicht auf den Kontrollen. Eine zweifelhafte Kontrolle wird daher nicht im Jahresbericht sichtbar, wenn für sie kein Kontroll-Bericht erfasst wurde